antosh.by

Antoshby - youtube

Как организовать личный календарь

Первое видео из рубрики в формате волга, в которой я буду рассказывать простыми словами о сложных инструментах для управления своим временем и своим маркетингом.

Организация графика на примере Google Calendar

В этом видео я рассказал, как я использую свой календарь, как выбрал систему управления временем и какие инструменты считаю обязательными для эффективной жизни в 2022 году.

Инструменты, которые я использую для личной эффективности по ссылке; 
Чек-лист по настройке календаря на странице.

 
К годному видео — годная статья
 

Intro: Какой календарь выбрать?

 
Кроме вполне себе удобных ежедневников, существует большое количество приложений. Платных, бесплатных, хороших и не очень.
Можно поддаться соблазну — скачать ВСЕ и наполнить ВСЕМ. Но так делать не следует, потому что самое главное — это осознанно понимать, что именно и по какому принципу мы добавляем в свой график. Другими словами, откуда мы будем брать информацию, которая попадая календарь, становится частью расписания.
 

1. Давайте кратко обсудим, как и зачем нужно добавлять информацию в календарь.

 
В календарь нужно добавлять информацию о предстоящих событиях, которые имеют значение.
В этом контексте, совсем не важно, покупаете ли вы каждый год бумажные ежедневники или у вас установлено приложение.
Важен факт того, что событье попало вам во внимание, и вы обращаетесь к своему графику регулярно.
 
По ссылке — инструменты продуктивности, которые я использую каждый день.
 
Лично я пользуюсь Google Calendar из-за простой интеграции с почтой и блокнотом. Моя жена использует календарь от Apple, и это не мешает нам добавлять друг друга как участников создаваемых нами событий. Потому что большинство приложений — от Apple, Samsung, Google либо независимых разработчиков работают по протоколу iCal.
 
То есть если я решу использовать Apple Calendar, все, что мне нужно — это вставить ссылку в приложение, и добавленные события появятся в Apple Calendar. На часах Samsung у меня установлен календарь от Samsung, в котором уже сеть данные о всех прошедших и предстоящих событиях, добавленных в Google caledar.
 
Именно возможность делиться мероприятиями, настраивать повторяющиеся события, простота переноса между сервисами и устройствами — это главный плюсы приложений от бумажных ежедневников.
 
Используйте тот формат управления расписанием, который вам нравится больше — будь это запись от руки или приложение на телефоне.
 

2. Про принцип «Тайм боксинг»

 
Это принцип наполнения календаря временными блоками, которые отражают суть того, чем вы занимаетесь в конкретное время. На примере электронного календаря, у менеджера запланирована встреча с клиентом в Starbucks в среду в 11.00, которая не замёт больше часа.
 
По итогам встречи у менеджера будет информация об итогах разговора. Из этой информации будут вытекать действия, которые нужно совершить самостоятельно или в команде, а так же намечена следующая встреча или дальнейшие действия с клиентом.
 
Эту информацию мы и будем вносить в наш календарь по определённому принципу.
 

3. Принцип системного наполнения Календаря

 
Я перепробовал много методик блокирования времени и наполнения календаря. Я использую разработанную гуру продуктивности из Америки Дэвидом Алленом систему GTD.
 
Кратко этот метод можно описать одной фразой:
«Не держите информацию в голове, а доверьте её надёжному внешнему носителю».
В своей книге Getting Things Done, Аллен приводит в качестве примера работу с аналоговыми инструментами — ручка, бумага, несколько файлов и лотков для хранения. 
В интернете полно информации, как организовать систему при помощи кроссплатформенных приложений. Вроде Notion, Evernote, OneNote, Google One и пр.
 
Система заключается в том, что всю информацию мы собираем в одном месте, обрабатываем и решаем, какие действия нужно совершить и когда.
 
Лично я использую Evernote. Всю информацию я собираю в электронный блокнот. И в моей системе есть отдельный тег «Добавить в календарь». Каждое воскресенье перед сном уже лет 5 как я вношу в свой календарь 5 категорий мероприятий и формирую своё расписание на предстоящую неделю.
 
Все время я разделяю на блоки. Их пять:
1. Планирование — время, которое вы уделяете работе с календарём. Обычно это один час в неделю.
2. Работа над проектами. Обычно в первой половине дня.
3. Текучка — это время на обработку входящей информации — чтение почты, мессенджеров, проверка аккаунтов с социальных сетях.
4. Мероприятия и встречи — приоритет №1 при составлении расписания.
5. Непродуктивное время — обед, дорога до офиса и пр.
Один час после 15.00 я выполняю те вещи, которые я не успел сделать утром. Это время можно назвать Буфер. Его тоже можно добавить в календарь как резервное.
 
Больше информации на этот счёт и сам чек-лист по настройке календаря можно найти на моём сайте по ссылке antosh.by/drive. Но подобное распределение — это система, которую нужно развивать и наполнять. И если делать это системно, такая система очень упрощает жизнь в условиях нескончаемого потока информации.
 
Информации не становится меньше. При помощи подобной системы ей становится просто управлять.
 

4. – Как эффективно вносить события в календарь?

 
Я рассказал про систему для того, чтобы показать, что любое событие можно представить как информационную единицу. Каждая единица имеет срок, продолжительность и следствия. Когда вы точно знаете параметры события, вносите это событие в календарь. Вот и всё.
 
Пару советов.
1. Выделяйте в расписании время только на планирование.
2. У вас должен быть ОДИН календарь для управления своим расписанием. Может быть еще отдельный календарь для управления, к примеру, бизнесом. Но ваше личное время должно контролироваться только одним календарём. Электронным или аналоговым.
3. В этой системе вам нужен только ОДИН инструмент для сбора информации, к которому вы регулярно обращаетесь. Это может быть бумажный планер или электронное приложение — блокнот
 
Безусловно, какой бы совершенной система не была, невозможно спланировать всё на 100% без погрешности.
Ошибка была бы следовать календарю на 100% и не допускать других вариантов или погрешностей.
Я рекомендую делать свою систему максимально гибкой.
Первое, что вы должны вносить в календарь — это встречи и мероприятия, о которых уже договорились. Далее — действия для движения ваших проектов вперед.
 
Учитывайте контекст и место, в котором вы предположительно будете. Если вы работаете из офиса, возьмите за правило, что первые пару часов рабочего для вы изолированно работаете над своими задачами и проектами, и внесите это в календарь. Выполняйте работу в назначенное в календаре время. Если у вас, к примеру, выходной, не вносите на этот день в свой календарь НИЧЕГО (кроме возможных назначенных встреч и запланированных мероприятий).
 

5. – Проверять свой календарь регулярно.

 
Как я ранее сказал, не возможно всё спланировать безукоризненно. В любом случае что-то может пойти не по плану. К этому нужно быть готовым. Не нужно вносить в календарь тех вещей, которые вы не собираетесь делать.
 
Один час в конце текущей недели планируйте предстоящую. Далее каждое утро сверяйтесь с календарем.
 
Это даст вам уверенность в том, что ваши действия реально ведут вас к развитию проектов. А так же гарантию того, что ни одна встреча и ни одно мероприятие не будут упущены.
 

6. – Учитывайте ОШИБКУ Планирования

 
Как я говорил, и уже много раз проверил за последние годы, невозможно спланировать всё на 100%, потому что ваш календарь — это не сами действия, а только ваш личный график.
 
Любой график нужно составлять с учетом того, что какая-то его часть может пойти не по плану. И к этому нужно быть готовым.
 
В качестве страховки у вас должно быть резервное время. В блоке про системное наполнение календаря я рассказывал про Резервное время.
 
В качестве примера, можно привести встречу менеджера с клиентом в Starbucks в среду 11 утра, которая занимает час. Лучше заложить в календаре резервное время на дорогу до места встречи (в зависимости от того, из какой части города менеджер добирается на встречу) и время после встречи — время которое нужно для того, чтобы добраться от Starbucks до места, где начинается следующий временной блок (если такой есть). Учитывая, что в примере среда, 11 утра, такой блок, скорее всего, будет. В офисе или на удалёнке.
Поделиться в социальных сетях...
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on vk
VK
Share on odnoklassniki
OK
Автор
Антон Ошмян

Антон Ошмян

Выстраиваю СИЛЬНЫЕ БРЕНДЫ
С помощью интернет-маркетинга

5/5
Свежие публикации...