Как организовать личный календарь

 

 

 

Кроме вполне себе удобных ежедневников, существует большое количество приложений. Платных, бесплатных, хороших и не очень.

Можно поддаться соблазну – скачать ВСЕ и наполнить ВСЕМ. Но так делать не следует, потому что самое главное – это осознанно понимать, что именно и по какому принципу мы добавляем в свой график. Другими словами, откуда мы будем брать информацию, которая попадая календарь, становится частью расписания.

 

 

В календарь нужно добавлять информацию о предстоящих событиях, которые имеют значение.

В этом контексте, совсем не важно, покупаете ли вы каждый год бумажные ежедневники или у вас установлено приложение.

Важен факт того, что событье попало вам во внимание, и вы обращаетесь к своему графику регулярно.

 

 

Лично я пользуюсь Google Calendar из-за простой интеграции с почтой и блокнотом. Моя жена использует календарь от Apple, и это не мешает нам добавлять друг друга как участников создаваемых нами событий. Потому что большинство приложений – от Apple, Samsung, Google либо независимых разработчиков работают по протоколу iCal.

 

То есть если я решу использовать Apple Calendar, все, что мне нужно – это вставить ссылку в приложение, и добавленные события появятся в Apple Calendar. На часах Samsung у меня установлен календарь от Samsung, в котором уже сеть данные о всех прошедших и предстоящих событиях, добавленных в Google caledar.

 

Именно возможность делиться мероприятиями, настраивать повторяющиеся события, простота переноса между сервисами и устройствами – это главный плюсы приложений от бумажных ежедневников.

 

Используйте тот формат управления расписанием, который вам нравится больше – будь это запись от руки или приложение на телефоне.

 

 

Это принцип наполнения календаря временными блоками, которые отражают суть того, чем вы занимаетесь в конкретное время. На примере электронного календаря, у менеджера запланирована встреча с клиентом в Starbucks в среду в 11.00, которая не замёт больше часа.

 

По итогам встречи у менеджера будет информация об итогах разговора. Из этой информации будут вытекать действия, которые нужно совершить самостоятельно или в команде, а так же намечена следующая встреча или дальнейшие действия с клиентом.

 

Эту информацию мы и будем вносить в наш календарь по определённому принципу.

 

 

Я перепробовал много методик блокирования времени и наполнения календаря. Я использую разработанную гуру продуктивности из Америки Дэвидом Алленом систему GTD.

 

Кратко этот метод можно описать одной фразой:

“Не держите информацию в голове, а доверьте её надёжному внешнему носителю”.

В своей книге Getting Things Done, Аллен приводит в качестве примера работу с аналоговыми инструментами – ручка, бумага, несколько файлов и лотков для хранения. 

В интернете полно информации, как организовать систему при помощи кроссплатформенных приложений. Вроде Notion, Evernote, OneNote, Google One и пр.

 

Система заключается в том, что всю информацию мы собираем в одном месте, обрабатываем и решаем, какие действия нужно совершить и когда.

 

Лично я использую Evernote. Всю информацию я собираю в электронный блокнот. И в моей системе есть отдельный тег “Добавить в календарь”. Каждое воскресенье перед сном уже лет 5 как я вношу в свой календарь 5 категорий мероприятий и формирую своё расписание на предстоящую неделю.

 

Все время я разделяю на блоки. Их пять:

1. Планирование – время, которое вы уделяете работе с календарём. Обычно это один час в неделю.

2. Работа над проектами. Обычно в первой половине дня.

3. Текучка – это время на обработку входящей информации – чтение почты, мессенджеров, проверка аккаунтов с социальных сетях.

4. Мероприятия и встречи – приоритет №1 при составлении расписания.

5. Непродуктивное время – обед, дорога до офиса и пр.

Один час после 15.00 я выполняю те вещи, которые я не успел сделать утром. Это время можно назвать Буфер. Его тоже можно добавить в календарь как резервное.

 

Больше информации на этот счёт и сам чек-лист по настройке календаря можно найти на моём сайте по ссылке antosh.by/drive. Но подобное распределение – это система, которую нужно развивать и наполнять. И если делать это системно, такая система очень упрощает жизнь в условиях нескончаемого потока информации.

 

Информации не становится меньше. При помощи подобной системы ей становится просто управлять.

 

 

Я рассказал про систему для того, чтобы показать, что любое событие можно представить как информационную единицу. Каждая единица имеет срок, продолжительность и следствия. Когда вы точно знаете параметры события, вносите это событие в календарь. Вот и всё.

 

Пару советов.

1. Выделяйте в расписании время только на планирование.

2. У вас должен быть ОДИН календарь для управления своим расписанием. Может быть еще отдельный календарь для управления, к примеру, бизнесом. Но ваше личное время должно контролироваться только одним календарём. Электронным или аналоговым.

3. В этой системе вам нужен только ОДИН инструмент для сбора информации, к которому вы регулярно обращаетесь. Это может быть бумажный планер или электронное приложение – блокнот

 

Безусловно, какой бы совершенной система не была, невозможно спланировать всё на 100% без погрешности.

Ошибка была бы следовать календарю на 100% и не допускать других вариантов или погрешностей.

Я рекомендую делать свою систему максимально гибкой.

Первое, что вы должны вносить в календарь – это встречи и мероприятия, о которых уже договорились. Далее – действия для движения ваших проектов вперед.

 

Учитывайте контекст и место, в котором вы предположительно будете. Если вы работаете из офиса, возьмите за правило, что первые пару часов рабочего для вы изолированно работаете над своими задачами и проектами, и внесите это в календарь. Выполняйте работу в назначенное в календаре время. Если у вас, к примеру, выходной, не вносите на этот день в свой календарь НИЧЕГО (кроме возможных назначенных встреч и запланированных мероприятий).

 

 

Как я ранее сказал, не возможно всё спланировать безукоризненно. В любом случае что-то может пойти не по плану. К этому нужно быть готовым. Не нужно вносить в календарь тех вещей, которые вы не собираетесь делать.

 

Один час в конце текущей недели планируйте предстоящую. Далее каждое утро сверяйтесь с календарем.

 

Это даст вам уверенность в том, что ваши действия реально ведут вас к развитию проектов. А так же гарантию того, что ни одна встреча и ни одно мероприятие не будут упущены.

 

 

Как я говорил, и уже много раз проверил за последние годы, невозможно спланировать всё на 100%, потому что ваш календарь – это не сами действия, а только ваш личный график.

 

Любой график нужно составлять с учетом того, что какая-то его часть может пойти не по плану. И к этому нужно быть готовым.

 

В качестве страховки у вас должно быть резервное время. В блоке про системное наполнение календаря я рассказывал про Резервное время.

 

В качестве примера, можно привести встречу менеджера с клиентом в Starbucks в среду 11 утра, которая занимает час. Лучше заложить в календаре резервное время на дорогу до места встречи (в зависимости от того, из какой части города менеджер добирается на встречу) и время после встречи – время которое нужно для того, чтобы добраться от Starbucks до места, где начинается следующий временной блок (если такой есть). Учитывая, что в примере среда, 11 утра, такой блок, скорее всего, будет. В офисе или на удалёнке.